How to create a document in MS Word

MS Word माइक्रोसॉफ्ट कंपनी द्वारा तैयार किया गया वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर है, इसके अंतर्गत हम अपनी आवश्यकतानुसार डॉक्यूमेंट को बनाते है तथा अपनी इच्छानुसार फॉर्मेट करते है |

MS Word में नए डॉक्यूमेंट को बनाने के स्टेप्स निम्नलिखित है |

Step 1-: Start Button पर क्लिक करते है |

Step 2-: इसके अंतर्गत Program Option के अंतर्गत MS Office में MSWord पर क्लिक करते है|

Step 3-: MS Word में Application Window हमारे सामने Screen पर प्रदर्शित होती है |

Step 4-: Application Window में Menu Bar के File Menu पर क्लिक करते है, इसके अंतर्गत Sub-menus की लिस्ट प्रदर्शित होती है 

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Step 5-: Sub-menu की इस लिस्ट में से New Document Option पर Click करते है,तो Application Window में Right Side में Task Pane प्रदर्शित होगा |

Image result for new document task pane in ms word 2003

Step 6-: इस Task Pane में Blank Document Option पर Click करते है तो हमारे सामने नया Document प्रदर्शित होता है | अब इस Document Window में टेक्स्ट टाइप करते है|

Step 7-: अंत में डॉक्यूमेंट को Save करते है |

Saving the document (डॉक्यूमेंट को सुरक्षित करना)

जब तक किसी डॉक्यूमेंट को किसी डिस्क पर सुरक्षित नहीं किया जाता तब तक वह केवल मुख्य मेमोरी में स्टोर रहता है और यदि किसी कारण से अगर बिजली चली जाए तो वह डॉक्यूमेंट नष्ट हो जाता है अर्थात आप उस फाइल को दोबारा प्राप्त नहीं कर सकते इसलिए प्रत्येक डॉक्यूमेंट को Save करना आवश्यक है डॉक्यूमेंट को Save करने के बाद आप कभी भी उस डॉक्यूमेंट को Open करके पढ़ सकते हैं |

यदि किसी डॉक्यूमेंट को पहली बार तैयार किया जा रहा है तो आपको उस फाइल का कोई ना कोई नाम देना पड़ता है प्रारंभ में एम एस वर्ड द्वारा नए डॉक्यूमेंट का नाम Document 1,2, 3.. आदि रखे जाते हैं आप इन्हें बदल कर कोई भी नाम दे सकते हैं

डॉक्यूमेंट को Save करने के लिए फाइल मेन्यु में स्थित Save ऑप्शन को सिलेक्ट कीजिए या स्टैंडर्ड टूल बार में स्थित Save बटन पर क्लिक कीजिए ऐसा करने पर आपके स्क्रीन पर save as डायलॉग बॉक्स ओपन हो जाएगा|

imege

डायलॉग बॉक्स में फाइल का नाम “File name” बॉक्स में तथा उसके फोल्डर का नाम “Save in” बॉक्स में दिया जाता है सामान्यतः हम My Document folder में सभी डॉक्यूमेंट सुरक्षित रखते हैं “Save as type” लिस्ट बॉक्स में फाइल का टाइप दिया जाता है यह सामान्यतः Word Document होता है जिससे फाइल के नाम में .doc एक्सटेंशन जोड़ दिया जाता है पहली बार कोई फ़ाइल सुरक्षित करने के लिए यह सूचना देना अनिवार्य है सभी जानकारी भरने के बाद “Save” बटन पर क्लिक कर देते हैं ऐसा करने पर आप की फाइल सुरक्षित हो जाएगी |

File Menu (फाइल मेन्यु)

इस मेन्यु की सहायता से फाईल से संबंधित कार्य को किया जाता है। इसके अंदर सोलह आॅप्शन होते है। जिनका प्रयोग फाईल मे किया जाता है। इसकी shortcut key alt+ F होती है।

New:- इस ऑप्शन का प्रयोग नयी फाइल बनाने के लिए किया जाता है। इसकी shortcut key Ctrl+N होती है। New पर क्लिक करने पर New Document आ जाता है|

Open :- इस Option का प्रयोग पुरानी फाइलो को या पहले से Save फाइलों को Open (खोलने) करने के लिए किया जाता हैं | इसकी shortcut key Ctrl+O होती है। यानि जो फ़ाइल आपने पहले किसी नाम से बना रखी है। उस फ़ाइल को दोबारा खोलने के लिए इस आप्शन पर click करने से नीचे दिखाया गया डायलॉग बॉक्स ओपन हो जायेगा।

Close:- इससे वर्तमान में खुले हुये डाक्यूमेंट को बंद किया जाता है।

Save:-  इस Option का प्रयोग Current File को Save (सुरक्षित) करने के लिए किया जाता हैं | इसकी shortcut key Ctrl+S है स्टैर्डड टूलवार की सहायता से भी डाक्यूमेंट को सेव किया जा सकता है। इसमें save in option होता हैं जिसमे आप फाईल को कहाॅ पर सेव करना हैं यह सेट कर सकते हैं और फाईल बाॅक्स में फाईल का नाम दे कर सेव बटन पर क्लिक करते है। जिसेस फाईल सेव हो जाती है।

Save as:- इस Option का प्रयोग Save की गयी File को दूसरे नाम से किसी दूसरी ड्राइव में Save करने के लिए किया जाता हैं | इसकी shortcut key F12 है जो महत्वपूर्ण डाक्यूमेंट होते है उनको हमेशा Save as करना चाहिये । यह एक सुरक्षा टूल है।

File Search :- इसका उपयोग किसी भी शब्द के बारे में जानने के लिए किया जाता हैं। कि यह कितनी फाइलों में है।इस पर क्लिक करते ही दायीं तरफ task pane आएगा। जिसमे search text के बॉक्स में वह शब्द लिखें और search in के drop down list से उस Drive directory का चयन करें। जिसमे उपस्तिथ फ़ाइल को खोलना है। इसके बाद result should be drop down list से फ़ाइल टाइप का चयन करें और Go button पर click करें। उन सभी फाइलों के नाम दिखाई देंगे जिसमे यह शब्द उपस्थित होगा।

Permission:- इसके अंतर्गत उपस्थित option के द्वारा कुछ खास लोगों को Document को देखने और उसमे बदलाव करने से सम्बंधित अनुमति दे सकते हैं।और दिए गए अनुमति को ख़त्म करना चाहें तो ख़त्म कर सकते हैं।

File menu में  permission option के अंतर्गत Do not distribute पर Click करें। permission नाम का dialog box आजायेगा। जिसमे Restrict Permission to this <file type> के check box पर क्लिक करें। इसके बाद read और change के बॉक्स में उस व्यक्ति का नाम और e-mail address लिखें जिसे permission देना चाहते हैं। इसके बाद अपने डॉक्यूमेंट को सेव करने के लिए ok करें। ताकि जिन्हें हमने distribute किया है उन्हें permission मिल जाये।

नोट- इस आप्शन का उपयोग (IRM) Information Right Management के द्वारा कर सकते हैं। क्योंकि यह sensitive document and email message को अनधिकृत व्यक्तिओं के द्वारा Forward और copy करने से रोकता है। IRM का उपयोग करने के लिए Windows Right Management client का Install होना आवश्यक है।

Versions:- इसका उपयोग अपनी फ़ाइल में अलग-अलग Date में save किये गए डेटा से सम्बंधित कोई comment लिख कर उसे सेव करें। फिर बाद में अपनी आवश्यकतों के अनुसार डेट वाइज सेव किये हुए डेटा में बदलाव करने के लिए करते हैं। इसे इस तरह भी कहा जा सकता है। कि versions का उपयोग अपने डॉक्यूमेंट को date/day wise, save करने के लिए तथा अपनी आवश्यकता के अनुसार केवल  date/day wise, edit करने के लिए करते हैं। इस पर क्लिक करते ही निम्नलिखित dialog box खुलेगा।

इसमें save now पर क्लिक करके डॉक्यूमेंट के उस paragraph से सम्बंधित कमेंट लिखें जिसमे cursor है। ताकि बाद में जब भी date wise, save किये गए paragraph में बदलाव करना चाहें तो इस आप्शन पर क्लिक करके उसमे उपस्थित date/day wise, comment पर क्लिक करके ओपन करें आपके सामने वही paragraph नए स्क्रीन में खुल जायेगा। जिसमे आप अपनी इच्छानुसार बदलाव कर सकते है।

Save As Web Page:- इस option के द्वारा Internet (HTML) की फ़ाइल बनाकर save कर सकते है।

Page Setup:- इस Option का प्रयोग पेज को सेट करने के लिए किया जाता हैं जैसे Page Size, Margin, Orientation आदि सेट करने के लिए किया जाता हैं |

Paper:- इससे वर्कबुक की orientation , Scaling and paper size को सिलेक्ट कर सकते है।

Margins :- इस टैब से पेज का मार्जिन सेट करते है। पेपर में चार मार्जिन होते है। एवं हेडर एवं फुटर के लिये स्पेस सिलेक्ट करते है।

Header / Footer:- इससे पेज में हेडर एवं फुटर को सेट करते है। Custom Button पर क्लिक करके सीट में हैडर एवं फुटर लगाते है।

Sheet:- इसमें सीट का प्रिंट ऐरिया सिलेक्ट करते है। प्रिंट टाईटिल सीट से क्या क्या प्रिंट करना है। उसको चुनते है। एवं प्रिंट आर्डर सिलेक्ट करते है। इस डायलाग बाक्स में तीन बटन होते है। print, print preview, option button.

Print Preview :- इस Option का प्रयोग पेज को प्रिंट होने से पहले देखने के लिए किया जाता हैं| अर्थात पेज का Preview देखने के लिए किया जाता हैं| यदि कोई गलती होती है तो उसका सुधार भी कर सकते है। इसके साथ print preview टूलबार आती है जिसकी सहायता से विभिन्न प्रकार प्रिंट प्रीव्यू देख सकते है।

Print:- इसकी सहायता से डाक्यूमेंट का प्रिंट आउट निकाला जाता है। इसमे कई आॅप्शन होते है। जिनसे विभिन्न प्रकार से प्रिंट निकाला जा सकता है। इस डायलाॅग बाक्स में प्रिंटर का नाम page range, Number of copies , print What आदि को सेट करते है। ok पर क्लिक करके प्रिंट निकाल सकते है।

Exit:- इसके द्वारा प्रोग्राम को बंद कर सकते हैं। इसकी Shortcut key alt +F4 है।

File Menu (फाइल मेन्यु)

इस मेन्यु की सहायता से फाईल से संबंधित कार्य को किया जाता है। इसके अंदर सोलह आॅप्शन होते है। जिनका प्रयोग फाईल मे किया जाता है। इसकी shortcut key alt+ F होती है।

Selecting Text (पाठ्य चुनना)

किसी डॉक्यूमेंट या पेज में सुधार करने के लिए, किसी शब्‍द या वाक्‍य को एक जगह से हटाकर दूसरी जगह ले जाने या उसकी नकल करने, उसका Format या आकार (Size) बदलने आदि क्रियाओं के लिए सबसे पहले उस text को Select किया जाता हैं। Text को Select करने के लिए प्राय: माउस का प्रयोग किया जाता हैं इसके लिए सबसे पहले माउस पॉइटंर को वहॉं ले जाइये, जहॉं से टैक्‍स्‍ट को आप सिलेक्ट करना चाहते हैं। अब माउस बटन को क्लिक करके पकड़े रखिए और उसे दबाये रखते हुए माउस पॉइंटर को दायीं ओर सरकाइये।

आप देखेंगे कि जैसे-जैसे माउस पॉइंटर सरकता हैं, वैसे-वैसे उसके भीतर आया हुआ Text highlight होते हुए दिखाई पड़ता जाता हैं। इसी तरह सरकाते हुए माउस बटन को उस टैक्‍स्‍ट के अन्‍त में ले जाकर छोड़ दीजि‍ए, जहॉ तक आप चुनना चाहते हैं। ऐसा करने पर उन दोनों स्‍थानों के बीच की सारी सामग्री (लाइनों, पैराग्राफ आदि सहित) चुन ली जाएगी और वह भाग स्‍क्रीन पर highlight दिखायी पड़ेगा।

Text को और अधिक आसानी से सिलेक्ट करने के लिए आप निम्‍नलिखित तकनीको का भी प्रयोग आवश्‍यकता के अनुसार कर सकते हैं।

• किसी शब्‍द को सिलेक्ट करने के लिए उसे डबल क्लिक कीजिए।
• किसी वाक्‍य को सिलेक्ट करने के लिए कंट्रोल की (CTRL) को दबाकर वाक्‍य में क्लिक कीजिए।
• किसी लाइन को सिलेक्ट करने के लिए माउस पॉइंटर उस लाइन के बायीं ओर के मार्जिन में लाइन के ठीक सामने क्लिक कीजिए।
• किसी पैराग्राफ को सिलेक्ट करने के लिए पैराग्राफ में कहीं भी लगातार तीन बार क्लिक कीजिए या पैराग्राफ के बायीं ओर के मार्जिन में डबल क्लिक कीजिए।
• इन सभी तकनीकों में आप माउस बटन को दबाकर खींच ले जाकर (Dragging करके) पास के दूसरे शब्‍दों, वाक्‍यों, लाइनों या पैराग्राफों को भी चुन सकते हैं।
• 
  
• यदि आप पूरे शब्‍दों के बजाय केवल उनके कुछ भाग को ही चुनना चाहते हैं तो माउस को क्लिक करते तथा खिसकाते समय अल्‍ट (Alt) कुंजी को दबाए रखिए।
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• पूरे डॉक्यूमेंट को सिलेक्ट करने के लिए ‘Edit’ मेन्‍यू का ‘Select All’ आदेश दीजिए। या इसकी शॉर्टकट की Ctrl + A प्रेस करके भी पूरे डॉक्यूमेंट को सिलेक्ट किया जा सकता हैं

टेक्स्ट को की-बोर्ड की सहायता से भी सिलेक्ट कर सकते हैं। इसके लिए सबसे पहले कर्सर को उस स्‍थान पर पहुँचाइये, जहॉ से आप टेक्स्ट को सिलेक्ट करना चाहते हैं। अब shift key को दबाकर Arrow Key से कर्सर को दायीं और या नीचे की और सरकाइए, ऐसा करते हुए आप देखेंगे कि जहॉ तक कर्सर जाएगा वहॉ तक का सारा text सिलेक्ट कर लिया जाएगा इस विधि से आप एक अक्षर से लेकर पूरे दस्‍तावेज तक को चुन सकते हैं।

Editing a Document in MS Word

MS Word डॉक्यूमेंट में कुछ Content टाइप करने के बाद आप उसमें अपनी आवश्यकता के अनुसार सुधार कर सकते हैं, डॉक्यूमेंट में किसी Content को जोड़ने के लिए उचित स्थान पर क्लिक करके वहां कर्सर को ले जाइए और टाइप करना प्रारंभ कर दीजिये आप देखेंगे कि टाइप किया जाने वाला नया Content कर्सर के स्थान पर जुड़ रहा है और कुछ नए Content के लिए स्थान बनाने के लिए उस स्थान के बाद का सारा Content दाएं ओर सरक रहा है|

यदि आप डॉक्यूमेंट में से कोई Content हटाना चाहते हैं तो आप अपने कीबोर्ड की Delete तथा Backspace Key का प्रयोग करके ऐसा कर सकते हैं यदि आप एक-एक करके Content को हटाएंगे तो उसमें अधिक समय लगेगा इसके लिए आप जिस Content को हटाना चाहते हैं उसे select करके delete key Press कर एक बार में ही उसे हटा सकते हैं

Find Option

Find Option का प्रयोग किसी विशेष शब्द अथवा शब्द श्रृंखला को खोजने के लिए किया जाता है। इस विकल्प का प्रयोग करने के लिए Edit Menu के Find Option पर जाकर क्लिक करते हैं या Ctrl+F शार्टकट का चयन करते हैं। जिससे मॉनिटर स्क्रीन पर फाइंड नामक डायलाग बॉक्स निम्नानुसार प्रदर्शित होता है।

इस डायलोग बॉक्स में Find what के सामने बने बॉक्स में वह शब्द या शब्द श्रृंखला टाईप की जाती है। जिसे हमें फाइंड कराना है। हमारे डाक्यूमेंट में जिस जगह भी वर्ड लिखा होता है वहां पर कर्सर पहुंच जाता है यदि हम अपने डाक्यूमेंट में इस वर्ड को और भी खोजना चाहते हैं तब Find Next Button पर क्लिक कर देते हैं।

Replace Option

इस विकल्प का प्रयोग किसी विशेष शब्द अथवा शब्द श्रृंखला को बदलने के लिए किया जाता है। इस विकल्प का प्रयोग करने के लिए एडिट मेन्यू के Replace ऑप्शन पर जाकर क्लिक करते हैं या Ctrl+H Shortcut Key का चयन करते हैं। जिससे मॉनिटर स्क्रीन पर Replace नामक डायलाग बॉक्स निम्नानुसार प्रदर्शित होता है।

इस विकल्प में Find What के सामने वह शब्द टाईप किया जाता है जिसको बदलना है। व Replace with के सामने वह शब्द या शब्द श्रृंखला टाईप कर दी जाती है जिससे इसको बदलना है। Replace बटन पर क्लिक करने पर यह एक-एक शब्द को बदलता है और Replace All बटन का प्रयोग करने पर Find what के सामने लिखे शब्द को रिप्लेस विथ के सामने लिखे शब्द से एक साथ परिवर्तित कर देता हैं|

Printing a Document

किसी भी डॉक्यूमेंट को प्रिंट करने से पहले हमारे कंप्यूटर में प्रिंटर इनस्टॉल होना जरुरी हैं, यदि आपने प्रिंटर इनस्टॉल कर लिया हैं और आप किसी डॉक्यूमेंट के सभी पेज की केवल एक-एक प्रति छपवाना चाहते हैं तो स्‍टैण्‍डर्ड टूल बार में ‘Print’ बटन को क्लिक कीजिए, ऐसा करने पर आपका डॉक्यूमेंट प्रिंटर के द्वारा प्रिंट कर दिया जायेग|

यदि आपके पास कई प्रिंटर है और उनमें से किसी एक को चुनना चाहते हैं या आप पूरे डॉक्यूमेंट के बजाय कुछ सिलेक्ट किये हुए पेज प्रिंट कराना चाहते हैं अथवा एक से अधिक प्रतियां निकलवाना चा‍हते हैं, तो स्‍टैण्‍डर्ड टूल बार के बजाय ‘File’ मेन्‍यू के ‘Print option’ का प्रयोग कीजिए, यह आदेश देते ही आपकी स्‍क्रीन पर प्रिंट डायलॉग बॉक्‍स दिखायी देगा।

• इस डायलाग बॉक्‍स में कई भाग हैं, ‘Printer’ वाले भाग में Name list box में प्रिंटर का नाम सिलेक्ट किया जाता हैं इस बॉक्‍स में दिखाई देने वाले चिन्‍ह अर्थात छोटे बटन को क्लिक करने पर आपके कम्‍प्‍यूटर में इनस्टॉल हो चुके सभी प्रिंटरों की सूची दी जाती हैं, जिनमें से किसी भी एक प्रिंटर को आप चुन सकते हैं।
• ‘Page Range’ वाले भाग में प्रिंट किये जाने वाले पेजों को बताया जाता हैं यदि आप खुले हुए डॉक्यूमेंट के सभी पेजों को प्रिंट करना चाहते हैं तो ‘All’ रेडियो बटन को क्लिक करके सेट कर दीजिए, यदि केवल वर्तमान पृष्‍ठ (अर्थात् डॉक्यूमेंट में कर्सर वाले पृष्‍ठ) को ही छपवाना हो, तो ‘Current Page’ रेडियो बटन को सेट कीजिए, यदि इनके अलावा किन्‍हीं विशेष पृष्‍ठों को छपवाना चाहें, तो पहले ‘Pages’ रेडियो बटन को सेट करके उसके सामने के टैक्‍स्‍ट बॉक्‍स में उन पृष्‍ठों की संख्‍याएं अर्द्ध विराम (Comma) लगा-लगाकर भर दीजिए, उदाहरण के लिए, यदि आप पृष्‍ठ संख्‍या 2, 4, से 8, 10, 14 से 16, तथा 23, को छपवाना चाहते हैं तो बॉक्‍स में ‘2,4-8,10,14-16,23’ भरना चाहिए।
• प्रिंट डायलाग बॉक्स के ‘Copies’ वाले भाग में छापी जाने वाली प्रतियों की संख्‍या दी जाती हैं। इसके लिए ‘Number of Copies’ स्पिन बॉक्‍स में वह संख्‍या भर दीजिए या स्पिन बटनों को क्लिक करके सही संख्‍या सेट कीजिए |
• इसी भाग में ‘Collate’ का चेक बॉक्‍स होता हैं जो प्रिंट का क्रम तय करता हैं, उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि आपके डॉक्यूमेंट में 5 पेज हैं और उस डॉक्यूमेंट की 4 प्रतियां छपवाना चाहते हैं, अब यदि आपने ‘Collate’ को सेट किया हैं, तो पहले एक प्रति के सभी पृष्‍ठ छापे जाएंगे, फिर दूसरी प्रति के छापे जाएंगे अर्थात् प्रत्‍येक प्रति अलग-अलग सेट के रूप में छापी जाएगी, यह विकल्‍प न चुनने पर प्रत्‍येक पृष्‍ठ की 4-4 प्रतियां एक साथ छापी जाएंगी और सेट आपको हाथ से तैयार करने होंगे।
• ‘Collate’ विकल्‍प चुनने पर प्रिंटर थोड़ा धीमा हो जाता हैं, परन्‍तु आधुनिक पेंटियम कम्‍प्‍यूटरों में इससे कोई विशेष अन्‍तर नहीं पड़ता।
• प्रिंट डायलाग बॉक्‍स में सभी आवश्‍यक सेटिंग करने और प्रिंटर में कागज लगाकर ऑन लाइन करने के बाद ‘OK’ बटन को क्लिक कीजिए, इससे प्रिंटिंग की प्रक्रिया शुरू हो जाएगी।

Format Menu in MS Word

इस मेन्यु की सहायता से डॉक्यूमेंट की formatting की जा सकती है। इसमें सौलह ऑप्शन होते है। इसकी Shortcut Key की Alt+O है।

Font

इस ऑप्शन के डायलॉग बॉक्स में तीन टेब होते है। जिसकी सहायता से डॉक्यूमेंट की Formatting की जा सकती है।

• प्रथम टेब Font से टेक्स्ट का font, Font style, Font Size, Font Color आदि को बदला जा सकता है एवं टेक्स्ट में विभिन्न प्रकार के Effect लगा सकते है। इसकी Shortcut key Ctrl+D है।
• दूसरा टेब Character spacing का होता है जिससे टेक्स्ट के स्पेस को सेट किया जाता है।
• तीसरा टेब text effects का होता है। जिससे टेक्स्ट में प्रभावशाली animations लगा सकते है।

Paragraph

इस ऑप्शन से पैराग्राफ की Formatting की जाती है। इसके डायलॉग बॉक्स में दो टेब होते है। Indents and Spacing इस टेब से पैराग्राफ का alignment, Indentation, Spacing को सेट किया जाता है। पैराग्राफ में तीन Indentation होते है। left, Right and First line Indent इन तीन की सेटिंग की जाती है। स्पेसिंग इससे पैराग्राफ के पहले और बाद का स्पेस सेट किया जाता है। इसके अलावा इससे पैराग्राफ के बीच की लाईनों के बीच कितना स्पेस देना है। इसकी भी सेटिंग की जाती है। Line and Page Breaks इस टेब से लाईन एवं पेज ब्रेक की सेटिंग की जाती है। कि नया पैराग्राफ कहाँ किस पेज पर आयेगा।

bullets and Numbering

यहाँ से डॉक्यूमेंट में Bullets and Numbering का प्रयोग कर सकते है। इसके डायलॉग बॉक्स में चार टेब होते है।

Bullets Tab

यह bullets and Numbering डायलॉग बॉक्स का पहला टेब होता है। इससे डॉक्यूमेंट में bullets का प्रयोग कर सकते है एवं Customize Button पर क्लिक करके उस चिन्ह को बदल सकते है। एवं alignment, Position आदि को निर्धारित किया जा सकता है।

Numbered Tab

यह बॉक्स का दूसरा टेब होता है। इससे डॉक्यूमेंट में Number का प्रयोग कर सकते है। इसको भी customize किया जा सकता है। जिससे alignment, position, Text Position आदि को निर्धारित किया जाता है। जैसे 1. 2. 3. 4., A., B., C. I, II, III

Outline Numbered Tab

यह डायलॉग बॉक्स का तीसरा टेब होता है। इससे डॉक्यूमेंट में Outline Numbered का प्रयोग किया जाता है। जैसे 1.1, 1.1.2, 2.,2.1,2.2.1 etc.

Line styles Tab

इस टेब से लाईन की स्टाईल को चुनकर उसका प्रयोग डॉक्यूमेंट में कर सकते है।

Borders & shading

इससे हम शब्द, पैराग्राफ या पेज मे Border and Shading का प्रयोग कर सकते है। इसके डायलॉग बॉक्स में तीन टेब होते है। इसमे setting, Style, Color, width आदि को सेट किया जाता है। Borders Tab से शब्द या पैराग्राफ में Border लगा सकते है। Page Border Tab इस टेब से पेज मे Border लगाई जा सकती है। Shading Tab इससे डॉक्यूमेंट में shading लगाई जा सकती है।

Column

Format menu के इस ऑप्शन से पेज मे कॉलम को जोड़ सकते है। पेज एक कॉलम होता है। उसको इस ऑप्शन से एक से अधिक कॉलम में बना सकते है।

Number of column

इस spin box में जितना नंबर देंगें पृष्ठ उतने कॉलम में बंट जायेगा। या फिर ऊपर दिखाई दे रहे कॉलम में से जिस तरह का चाहिए उस पर क्लिक करें।

Line between

इस चेक बॉक्स को चालू करने से कॉलम के बीच लाइन ला सकते हैं।

width

इस स्पिन बॉक्स में कॉलम की चौड़ाई के लिए नंबर देते हैं।

Equal column width

इस चेक बॉक्स को चालू करने से सभी कॉलम की चौड़ाई बराबर बराबर बाँट सकते हैं।

Apply to

इस drop down list से whole document का selection करने से सभी पृष्ठ को कॉलम में बाँट सकते हैं। और this point forward का selection करने से जिस जगह कर्सर है आगे पुरे डॉक्यूमेंट को कॉलम में बाँट सकते हैं। इसी तरह अगर आप सिर्फ select किये हुए पैराग्राफ को कॉलम में बांटना चाहते हैं तो selected टेक्स्ट का selection करें।

Column डायलॉग बॉक्स में presets से कॉलम को चुनते है। या फिर Number of Column में कॉलम की संख्या दे सकते है। जितने कॉलम चाहिये होते है। Width and spacing से कॉलम की चैडाई एवं उनके बीच स्पेस को सेट कर सकते है। line between check box को चुनकर दो कॉलम के बीच लाईन खीच सकते है। एक कॉलम से दूसरे कॉलम में जाने के लिये उसको ब्रेक करना पडता है। अधिकतम बारह कॉलम हो सकते है। न्यूनतम एक कॉलम होता है।

Tabs

इससे टेब की सेंटिंग कर सकते है।

इससे टेब की position,alignment and leader आदि को सेट कर सकते है। इसी कार्य को रूलर बार की मदद से भी किया जा सकता है अर्थात् टेब को रूलर बार पर लगाया जाता है। फिर जब टेब की को दबाते है। तो कर्सर टेब के नीचे रूकता है। टेब में पाँच प्रकार के अलाईनमेंट होते है। इसका प्रयोग करके हम अपने डॉक्यूमेंट को व्यवस्थित तरीके से तैयार कर सकते है।

Tab stop position के बॉक्स में दूरी फिक्स करें। जैसे-1″,2″ आदि। फिर सेट पर क्लिक करके ok करें। अब Tab button दबाने पर कर्सर उतनी ही दूरी पर पहुँच जायेगा।

1. Left tab
2. Right tab
3. Center tab
4. Decimal tab
5. Bar tab

आदि का सिलेक्शन करने से दिए गए तब के बाद लिखने पर लेख उसी अंदाज़ में टैब देने के लिए Ctrl+tab दबाएँ।

Change Case

इससे पहले से लिखे शब्दों के केस को बदला जा सकता है। इसमें पाँच केस होते है।

Sentence Case :- इस केस में सेनटेंस का पहला अक्षर बडा होता है। बाकी सभी अक्षर छोटे होते है। जैसेः- I am student of dca.

lower case :- इस केस में सेनटेंस के सभी अक्षर छोटे होते है। जैसेः- i am student of dca.

UPPER CASE :- इस केस में सेनटेंस के सभी अक्षर बडे होते है। जैसेः- I AM STUDENT OF DCA.

Title Case :- इस केस में प्रत्येक शब्द का पहला अक्षर बडा होता है। जैसेः- I Am Student Of Dca.

tOGGLE cASE :-यह एक विशेष प्रकार का केस है। इसमें प्रथम लैटर छोटा तथा बाकी लैटर बड़े होते हैं जैसे:- i aM sTUDENT oF dCA.

Background

इससे डॉक्यूमेंट के बेकग्राउड को बदला जा सकता है। इसमें color, Fill effect and Print water mark को सेट किया जा सकता है।

Format menu→ background→ fill effect

Format menu→ background→ printed water mark

Theme

इसके द्वारा डॉक्यूमेंट में बने बनाये डिज़ाइन ला सकते हैं। यह unified design elements and color schemes का ऐसा सेट होता है। जो प्रोफेशनल और डिज़ाइन वाले डॉक्युमेंट तैयार करने में मदद करता है। जिसके कारण डॉक्यूमेंट को MS Word, e-mail और वेब पर देखने में आसानी होती है।

Frame

इस ऑप्शन का उपयोग इनफार्मेशन में आसानी के साथ जाने और website के contents को शो करने के लिए किया जाता है। जो कि पेज में फ्रेम बनाकर उसे separate web page के लिए डिज़ाइन करके वेबसाइट के लिए तैयार किया जाता है। और इसका उपयोग वेबसाइट में header और table बनाने के लिए किया जाता है।

Auto Format

इस ऑप्शन से डॉक्यूमेंट को auto format किया जा सकता है। उसकी हैडिंग, लिस्ट, पैराग्राफ आदि को सेट किया जाता है। एवं कई टेक्स्ट इससे रिप्लेस किये जाते है। जिससे वह सुदंर दिखने लगता है। इस ऑप्शन का प्रयोग करके डॉक्यूमेंट की सेंटिंग ऑटोमेटिक हो जाती है

Styles and Formatting

इस ऑप्शन से Formatting के लिये स्टाइल का निमार्ण कर सकते है। एवं उसकी shortcut key को परिभाषित कर सकते है। इसमें पैराग्राफ अक्षर लेविल की सेटिंग की जाती है। एवं Font, tab, paragraph, border आदि को सेट किया जा सकता है।

इस Task pane new style button पर क्लिक करें निम्नलिखित डायलॉग बॉक्स खुलेगा। जिसमे नीचे दिए गए तरीके को अपनाये।

Name

इस बॉक्स में कोई नाम लिखे। जैसे- Heading इसके बाद।

Based on

इस drop down list से यज सिलेक्शन करें के आपकी heading का आधार किस तरह हो। और अगर नहीं चाहते हैं तो Normal का सिलेक्शन करें।

Style for following paragraph

इस drop down list से यह selection करें कि आप जब Enter button दबाने के बाद पैराग्राफ लिखें तो पैराग्राफ किस स्टाइल में आये। और अगर नहीं चाहते है। तो Normal का सिलेक्शन करें।

Format

इस बटन पर क्लिक करने से जो ऑप्शन की पट्टी आएगी। इसमें font पर क्लिक करके Heading का साइज font style color underline आदि का selection करके ok करे।

इसके बाद इसी पट्टी में font के नीचे पैराग्राफ पर क्लिक करके alignment की जगह से justified center right left आदि में से किसी एक का selection करें। इसके बाद special के drop down list से First line को सेलेक्ट करके यह फिक्स करें कि पैराग्राफ की पहली लाइन कितनी दूरी पर आये। इसके अलावा right left से पैराग्राफ की दूरी पृष्ठ के दोनों तरफ हो। और लाइन के बीच कितनी दूरी हो। इसका भी selection करना चाहें तो कर सकते हैं। इसके बाद ओके करते ही बॉक्स खुलेगा उसमे short cut key button पर लीक करने से एक और डायलॉग बॉक्स खुलेगा। press now short cut key के बॉक्स में Ctrl के साथ कोई भी बटन दबाएं। उदाहरण के लिए- Ctrl+H इसके बाद assign पर क्लिक करके क्लोज पर क्लिक करें फिर ok पर क्लिक करके apply करें।

इस तरह heading और paragraph के लिए जितना स्टाइल बनाना चाहते हैं। बना सकते हैं।

नोट- आम तौर पर Heading का साइज पैराग्राफ के साइज से बड़ा रखते हैं। और Center, Right, Left में से किसी एक का selection करते हैं। और short cut key आम तौर पर Ctrl+h Fix करते हैं।

और पैराग्राफ का साइज heading के साइज से कम रखते हैं। और justified का selection करके First line 0.3 inch दूरी पर रखते हैं। और short cut key आम तौर पर Ctrl+p फिक्स करते हैं।

इस तरह आपको दो स्टाइल बनाने पड़ेंगे एक heading के लिए और दूसरा paragraph के लिए। उनमे से जिसे लाना है। उसके short cut key को दबाएं। और लिखना शुरू कर दें।

Page Formatting & Page Setup

वर्ड में प्रिन्‍ट निकालने से पहले अपने डॅाक्‍यूमेन्‍ट का पेज सेटअप करना अति आवश्‍यक होता है पेज सेटअप से या पेज सेटअप का मतलब डॉक्‍यूमेंट का साइज उसके चारों तरफ का मार्जिन और उसके आडा या तिरछा होने से है  वर्ड में कोई भी काम करने से पहले हमें यह सुनिश्चित करना होता है कि हम कौन सा पेज साइज चुने जो हमारे पास उपलब्‍ध हो उसके चारो तरफ टाइप करते समय कितनी जगह छोडे आदि

MS Word में किसी भी Document में पेजों की formatting करने के लिए Page Setup Option का Use किया जाता हैं, पेज में मार्जिन सेट करने के लिए, पेपर साइज़ सेट करने के लिए, पेज का आकार बदलने के लिए किया जाता हैं|

Page Setup Dialog box को Open करने के लिए हम File Menu के Page Setup Dialog box पर Click करते हैं| यह dialog box तीन tab sheet margin, Paper और Layout में divide होता हैं| इसमें margin tab sheet का use पेज का मार्जिन सेट करने के लिए किया जाता है जैसे- left, right, top, bottom, Gutter तथा इसके द्वारा हम पेज का Orientation भी Set कर सकते हैं जैसे Portrait तथा Landscape| यदि हमे Page को Horizontally Print करने है तो हम इसका Orientation landscape सेट करते हैं और यदि हमे इसे Vertically Print करना है तो हम इसका Orientation Portrait सेट कर सकते हैं|

Paper tab sheet का use प्रिंट किये जाने वाले पेपर की Size सेट करने के लिए किया जाता हैं | यहाँ पर पेपर की कई Size दी रहती हैं जैसे – Letter, A4, A3, A5, Legal Custom आदि |

पेज Setup dialog box के Layout sheet tab का use पेज का layout सेट करने के लिए किया जाता हैं|

Margin Tab

margin tab sheet का use पेज का मार्जिन सेट करने के लिए किया जाता है Page Margin चार प्रकार के होते हैं |

1. Left
2. Right
3. Top
4. Bottom

Left Margin:– Left Margin का प्रयोग पेज के बायीं ओर स्थान छोड़ने के लिए किया जाता हैं|

Right Margin:– Right Margin का प्रयोग पेज के दायी ओर स्थान छोड़ने के लिए किया जाता हैं|

Top Margin:– Top Margin का प्रयोग पेज के उपरी भाग में स्थान छोड़ने के लिए किया जाता हैं|

Bottom Margin:– Bottom Margin का प्रयोग पेज के निचले भाग में स्थान छोड़ने के लिए किया जाता हैं |

Orientation

Orientation का use पेज का आकार बदलने के लिए किया जाता हैं| ये 2 प्रकार का होता हैं |

1. Portrait
2. Landscape

Portrait:– पेज को vertically प्रिंट करने के लिए Portrait Option का Use किया जाता हैं|

Landscape:– पेज को horizontally प्रिंट करने के लिए Landscape Option का Use किया जाता हैं|

Paper Size

इस Option का Use पेज की साइज़ को बदलने के लिए किया जाता हैं | जैसे – A4, A3, A5, Letter, Legal, Custom आदि |

Spelling & Grammar Option

MS Word में Spelling & Grammar Check करने की सुविधा होती है। जो यूजर English की कम जानकारी रखते है उनके लिये यह एक महत्वपूर्ण टूल है। एमएस वर्ड यूजर द्वारा लिखी गयी गलत Spelling & Grammar की error को show करने लगता है। यदि word की Spelling गलत होती है। तो उसके नीचे Red line आ जाती है। और यदि ग्रामर संबंधी error होती है। तो उस वाक्य के नीचे Green line आ जाती है। इन गलतीयों को Spelling & Grammar tool से सही किया जा सकता है। इसकी shortcut key F7 होती है । जिस शब्द या वाक्य मे error होती है उस पर राईट क्लिक करने पर Suggestion show करने लगता है। जिसमे से सही suggestion को चुन लिया जाता है। जिससे उसको रिप्लेस कर दिया जाता है।

Spelling & Grammar डायलॉग बॉक्स में दो भाग होते है। Not in Directory box में मैटर शो होता है नीचे Suggestions Box होता है। जिसमे suggestions आते है। जिसमे से सही विकल्प चुन लिया जाता है। यदि यूजर को लगता है कि यह शब्द सही है। तो उसको कम्प्यूटर की Dictionary में जोड़ने के लिये Add to Directory Button पर क्लिक कर देते है तो वह शब्द कम्प्यूटर के शब्दकोश मे जुड़ जाता है। यदि शब्द को नही बदलना होता है तो Ignore Button पर क्लिक करते है। और यदि उस शब्द को पूरे डॉक्यूमेंट में Ignore करना होता है। तो Ignore all Button पर क्लिक कर देते है। यदि शब्द को बदलना होता है तो Change Button पर क्लिक करते है। और यदि उस शब्द को पूरे डॉक्यूमेंट में Change करना होता है। तो Change all Button पर क्लिक कर देते है।